Người Đại diện theo Pháp luật: Những “Điểm Vênh” trong Luật Doanh nghiệp 2020 và Rủi ro cho Doanh nghiệp

Đặt vấn đề

Người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL) được ví như “thuyền trưởng” của con tàu doanh nghiệp, là người nhân danh và vì lợi ích của doanh nghiệp để tham gia vào các quan hệ pháp luật. Vai trò của họ quan trọng đến mức mọi giao dịch, từ việc ký một hợp đồng thương mại đến việc đại diện cho công ty trước tòa án, đều gắn liền với chức danh này. Luật Doanh nghiệp 2020 (LDN 2020) đã có những cải cách đáng kể, đặc biệt là việc cho phép công ty có nhiều NĐDTPL nhằm tăng tính linh hoạt.

Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, chính những quy định này lại bộc lộ những “điểm vênh”, những khoảng trống pháp lý có thể đẩy doanh nghiệp và đối tác vào những rủi ro không đáng có. Với kinh nghiệm tư vấn, tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng khi áp dụng các quy định này vào thực tiễn quản trị nội bộ.

Phân tích các Bất cập dưới lăng kính Pháp lý

1. Một định nghĩa “bị khuyết” so với Bộ luật Dân sự

Một trong những bất cập cơ bản nhất lại nằm ở chính định nghĩa. Khoản 1 Điều 12 LDN 2020 quy định NĐDTPL là người “thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp”. Định nghĩa này đã vô tình bỏ quên một chức năng cốt lõi và phải có trước, đó là chức năng “xác lập” giao dịch.

Trong khi đó, Bộ luật Dân sự 2015, với tư cách là luật chung, định nghĩa rất rõ rằng người đại diện là người nhân danh bên được đại diện để “xác lập, thực hiện giao dịch dân sự” (Khoản 1 Điều 134). Sự thiếu sót từ “xác lập” trong LDN 2020 không chỉ là một vấn đề câu chữ, mà nó tạo ra một sự không tương thích về mặt học thuật, khiến vai trò của NĐDTPL chưa được phản ánh một cách đầy đủ và logic[i].

2. Cơ chế nhiều NĐDTPL: Sự linh hoạt đi kèm với “màn sương” thẩm quyền

Việc LDN 2020 cho phép Công ty TNHH và Công ty Cổ phần có nhiều NĐDTPL là một bước tiến lớn, tiệm cận với thông lệ quốc tế[ii]. Tuy nhiên, luật lại quy định rằng việc phân chia quyền và nghĩa vụ của từng người sẽ do Điều lệ công ty quy định. Và nếu Điều lệ không quy định rõ, thì “mỗi người đại diện theo pháp luật… đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba”.

Quy định này, dù có ý tốt bảo vệ bên thứ ba, lại tạo ra một “màn sương” về thẩm quyền:

Thứ nhất, rủi ro cho bên thứ ba: Điều lệ công ty là một tài liệu nội bộ và không có nghĩa vụ phải công khai rộng rãi. Một đối tác khi giao dịch làm thế nào để biết chắc chắn người đang ký hợp đồng với họ có đủ thẩm quyền theo Điều lệ hay không? Việc yêu cầu xem Điều lệ cập nhật nhất có thể mất thời gian, thậm chí bị từ chối, đẩy rủi ro về phía đối tác.

Thứ hai, rủi ro cho chính doanh nghiệp: Khi thẩm quyền không được phân định rõ, rất dễ xảy ra tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn trong quyết định, hoặc các NĐDTPL đùn đẩy trách nhiệm cho nhau khi đối mặt với các giao dịch có độ rủi ro cao.

3. Trách nhiệm liên đới: Một quy định còn cứng nhắc

Hệ quả trực tiếp của việc không phân chia thẩm quyền là “tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp”. Về nguyên tắc, đây là quy định hợp lý. Tuy nhiên, nó trở nên cứng nhắc khi việc phân chia thẩm quyền không phải là thỏa thuận giữa các NĐDTPL, mà là trách nhiệm của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.

Sẽ không công bằng nếu một NĐDTPL phải chịu trách nhiệm liên đới cho một giao dịch mà họ hoàn toàn không biết đến, chỉ vì cơ quan quản trị cấp cao nhất của công ty đã không phân định rõ ràng vai trò của từng người.

4. Thời điểm phát sinh hiệu lực của NĐDTPL mới: Một khoảng trống pháp lý

Một câu hỏi lớn trong thực tiễn là: Quyền đại diện của NĐDTPL mới phát sinh từ thời điểm nào? Từ lúc quyết định nội bộ của công ty được thông qua, hay chỉ khi tên của họ được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

LDN 2020 không có câu trả lời trực tiếp cho vấn đề này. Nếu cho rằng quyền chỉ phát sinh sau khi đăng ký, sẽ có một “khoảng trống quyền lực” nguy hiểm, khi NĐDTPL cũ đã bị bãi nhiệm nhưng NĐDTPL mới lại chưa có thẩm quyền. Quan điểm hợp lý hơn, dựa trên tinh thần của Bộ luật Dân sự, là quyền đại diện phải phát sinh từ thời điểm có quyết định nội bộ hợp lệ của công ty. Thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước chỉ mang tính công bố, hành chính, không phải là thủ tục khai sinh ra quyền đại diện.

Bình luận

Những bất cập nêu trên cho thấy cách tiếp cận của nhà làm luật Việt Nam còn khá dè dặt so với thông lệ quốc tế. Pháp luật Anh, với học thuyết “Quản trị nội bộ” (Indoor Management Rule), đi xa hơn khi quy định rằng, vì lợi ích của bên thứ ba giao dịch ngay tình, quyền hạn của người đại diện được xem như không bị giới hạn bởi các văn bản nội bộ[iii]. Bên thứ ba không có nghĩa vụ phải đi tìm hiểu Điều lệ công ty.

Cách tiếp cận này bảo vệ bên thứ ba một cách triệt để, thúc đẩy sự an toàn và tin cậy trong giao thương. LDN 2020 của Việt Nam thực ra đã có một quy định tương tự đối với công ty hợp danh (Khoản 1 Điều 184), nhưng lại chưa áp dụng cho các loại hình phổ biến hơn là TNHH và Cổ phần.

Bên cạnh đó, việc thiếu các tiêu chuẩn, điều kiện cụ thể để trở thành NĐDTPL, hay các quy định về văn hóa đạo đức, trách nhiệm với các bên liên quan (stakeholders) cũng là những điểm mà pháp luật Việt Nam có thể tham khảo từ các Bộ nguyên tắc quản trị công ty tốt nhất của G20/OECD[iv].

Hướng hoàn thiện

Từ những phân tích trên, để hoàn thiện hành lang pháp lý về NĐDTPL, tôi cho rằng cần có những điều chỉnh sau:

Một là, sửa đổi định nghĩa: Bổ sung chức năng “xác lập” giao dịch vào Khoản 1 Điều 12 LDN 2020 để đảm bảo tính toàn diện và tương thích với Bộ luật Dân sự.

Hai là, tăng cường tính công khai: Bắt buộc doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL phải công bố công khai phạm vi thẩm quyền của từng người trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Ba là, bảo vệ bên thứ ba ngay tình: Cần nghiên cứu bổ sung quy định theo hướng: Mọi hạn chế về thẩm quyền của NĐDTPL trong các văn bản nội bộ sẽ không có hiệu lực đối với bên thứ ba, trừ khi bên thứ ba đó biết hoặc buộc phải biết về hạn chế đó.

Bốn là, làm rõ thời điểm hiệu lực: Bổ sung một điều khoản khẳng định rõ quyền đại diện của NĐDTPL mới phát sinh từ thời điểm có quyết định bổ nhiệm hợp lệ của công ty.

Hoàn thiện những quy định này không chỉ giải quyết các vướng mắc trong thực tiễn mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch, an toàn và tiệm cận hơn với các chuẩn mực quốc tế.

Tài liệu tham khảo

(1) Bùi Đức Giang. “Hành lang pháp lý về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nhìn từ thực tiễn”. Tạp chí Ngân hàng, số 9 (2021): 35-39.

(2) Trần Thị Thu Hà. “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay”. Tạp chí Nghề Luật, số 9 (2021): 14-19.

(3) Nguyễn Thị Minh Huệ. “Pháp luật một số quốc gia trên thế giới về giám đốc, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”. Tạp chí Nghề Luật, số 9 (2024): 85-90.

(4) Nguyễn Thị Minh Huệ. “Hoàn thiện pháp luật về đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong mối tương quan với thông lệ quản trị công ty tốt nhất”. Tạp chí Nghề Luật, số 4 (2023): 8-13, 23

Trích dẫn

[i] Bùi Đức Giang, “Hành lang pháp lý về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nhìn từ thực tiễn”, Tạp chí Ngân hàng, số 9 (2021): 35

[ii] Xem thêm Trần Thị Thu Hà, “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay”, Tạp chí Nghề Luật, số 9 (2021): 14-15

[iii] Nguyễn Thị Minh Huệ, “Pháp luật một số quốc gia trên thế giới về giám đốc, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”, Tạp chí Nghề Luật, số 9 (2024): 89

[iv] Nguyễn Thị Minh Huệ, “Hoàn thiện pháp luật về đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong mối tương quan với thông lệ quản trị công ty tốt nhất”, Tạp chí Nghề Luật, số 4 (2023): 8